ERP (Enterprise Resource Planning)
L'ERP (Enterprise Resource Planning) è un sistema software che integra in un'unica piattaforma i principali processi di un'azienda: contabilità, acquisti, magazzino, produzione, vendite e risorse umane. Tutti i reparti lavorano sugli stessi dati in tempo reale, senza doppie registrazioni. In Italia si parla spesso di gestionale.
Cos’è un ERP e come funziona
Un ERP raccoglie in un’unica base di dati le informazioni che nelle aziende più piccole stanno in programmi e fogli di calcolo separati. Quando il commerciale registra un ordine, il magazzino vede la merce da preparare, gli acquisti sanno cosa riordinare, l’amministrazione prepara la fattura e il controllo di gestione aggiorna i margini. Ogni dato si inserisce una volta sola, e tutti lo vedono aggiornato.
Moduli di un ERP
- Contabilità e finanza: contabilità generale, fatturazione, tesoreria, scadenziario.
- Acquisti e magazzino: ordini ai fornitori, giacenze, movimenti.
- Vendite: offerte, ordini, spedizioni.
- Produzione: distinte base, cicli di lavorazione, pianificazione.
- Risorse umane: anagrafica, presenze, paghe.
- Reportistica: cruscotti e indicatori per la direzione.
Un’azienda attiva soltanto i moduli che le servono e ne aggiunge altri col tempo.
ERP in cloud e ERP installato in sede
Un ERP installato sui server aziendali, detto on-premise, offre più controllo e personalizzazione ma richiede infrastruttura e manutenzione. Un ERP in cloud, offerto come SaaS, si attiva più in fretta, si aggiorna da solo e si paga in abbonamento. Tra le soluzioni più note ci sono SAP, Microsoft Dynamics 365, Oracle NetSuite e Odoo, quest’ultimo con una versione open source.
Differenza tra ERP, gestionale e CRM
Nell’uso italiano «gestionale» indica un programma per gestire amministrazione e magazzino, e può essere molto semplice. L’ERP è un gestionale esteso, integrato e adatto a processi complessi. Il CRM è il sistema che gestisce relazioni e trattative con clienti e contatti commerciali, e in molte aziende dialoga con l’ERP.
Come si introduce un ERP
Il progetto passa per l’analisi dei processi, la scelta della soluzione, la configurazione, la migrazione dei dati dai vecchi sistemi, la formazione degli utenti e la messa in produzione. I fallimenti nascono più spesso da requisiti poco chiari e da processi non rivisti che da limiti del software. Le personalizzazioni vanno limitate, perché complicano gli aggiornamenti. Il collegamento con altri sistemi, come l’e-commerce, avviene tramite API, e i dati risiedono in un database centrale.
Costi e tempi di un progetto ERP
Il costo si compone di licenze o abbonamento, configurazione e personalizzazioni, migrazione dei dati, formazione e assistenza negli anni successivi. I tempi vanno da pochi mesi per soluzioni in cloud con pochi moduli a oltre un anno per progetti complessi, con più sedi o con produzione. Conviene partire dai processi più critici e attivare gli altri moduli per fasi successive.