Quali dati aziendali non incollare in ChatGPT, Claude e Gemini

In breve, cosa puoi o non puoi incollare in una chat con l’AI
Non incollare mai password, chiavi di accesso e dati sanitari in ChatGPT, Claude e Gemini. I dati personali di clienti e dipendenti si incollano solo senza nomi e identificativi, i contratti riservati solo nei passaggi necessari e senza importi, il codice sorgente solo se l’azienda lo ha autorizzato e i dati finanziari solo aggregati. I testi pubblici, le bozze scritte da te e le domande generali non danno problemi.

Un tuo collega apre ChatGPT, incolla il contratto di un cliente e scrive: «Riassumimi i punti critici». Ci mette trenta secondi e il riassunto è buono. Ma quel contratto, con il nome del cliente, le cifre e le clausole di riservatezza, si trova ora in una chat su un server esterno.

Il tuo collega ha usato lo strumento per quello che serve. Incollare un testo in una chat richiede un secondo e in quel secondo nessuno si chiede dove finisce il testo. Nel 2023 alcuni dipendenti di Samsung hanno caricato su ChatGPT codice riservato dell’azienda, che ha poi vietato gli strumenti di AI generativa, come ha riportato Bloomberg.

In questa guida trovi quali dati devi tenere fuori da ChatGPT, Claude e Gemini, quali puoi incollare senza pensarci, come togliere i dati sensibili da un testo prima di usarlo e come trasformare tutto in regole scritte che i tuoi colleghi leggano e seguano.

(Se invece vuoi sapere cosa è già stato incollato nei vostri account, puoi esportare le chat e cercarci dentro.)

Dipende dallo strumento e soprattutto dal piano: gli account personali e quelli aziendali seguono regole diverse. Questo dicono le pagine ufficiali dei tre servizi.

• ChatGPT. Con Free, Plus e Pro OpenAI può usare i contenuti per addestrare i modelli, salvo opt-out in Impostazioni > Data controls > Improve the model for everyone. Con Business, Enterprise, Edu e API i contenuti di default non sono usati.
• Claude. Con Free, Pro e Max l’uso dipende dall’impostazione Model Improvement, che si cambia in Settings > Privacy > Help Improve our AI models. Con Team, Enterprise e API i contenuti di default non sono usati.
• Gemini. Alcune conversazioni sono lette da revisori umani, anche di fornitori esterni. Si gestisce dalle impostazioni dell’attività di Gemini Apps (Keep Activity). Con un account di lavoro o scuola possono valere regole diverse.

Poi ci sono tre eccezioni che valgono anche quando hai disattivato l’addestramento:

• Il feedback. Su ChatGPT, con un piano personale, un pollice su o giù può far usare l’intera conversazione per l’addestramento anche dopo l’opt-out. Su Claude la conversazione collegata al feedback viene conservata fino a 5 anni.
• Le segnalazioni di sicurezza. Su Claude una conversazione segnalata dai sistemi di sicurezza può essere usata per migliorare il rilevamento degli abusi, anche con l’opzione disattivata.
• La revisione umana. Su Gemini i dati letti dai revisori restano conservati per 3 anni, scollegati dal tuo account, e cancellare la tua attività non li elimina. Google stessa chiede di non inserire informazioni riservate che non vorresti far vedere a un revisore.

Le chat temporanee di ChatGPT e quelle in Incognito di Claude non vengono usate per migliorare i modelli, ma il testo passa comunque dal servizio: non sostituiscono le regole su cosa incollare.

Questi sono i dati da tenere sempre fuori da un account personale. Su un piano aziendale si possono usare solo dopo che l’azienda ha deciso come, con quali regole e con quale fornitore.

Nomi, indirizzi, email, codici fiscali, buste paga, curriculum: qualsiasi informazione riguardante una persona identificata o identificabile è un dato personale secondo il GDPR. Incollarlo in un chatbot vuol dire consegnarlo a un fornitore esterno, e con un account personale l’azienda non è parte del contratto con quel fornitore.

Cosa fare: sostituisci i nomi con ruoli («il cliente A», «la candidata») oppure usa un piano aziendale scelto e regolato dall’azienda.

Salute, orientamento sessuale, convinzioni religiose o politiche, iscrizione a un sindacato, dati genetici e biometrici: l’articolo 9 del GDPR li chiama categorie particolari di dati e ne vieta il trattamento in via generale, con eccezioni limitate. Un certificato medico da riassumere o una segnalazione di malattia di un collega rientrano qui.

Cosa fare: non incollarli. Se devi elaborarli, scegli lo strumento insieme a chi segue la privacy in azienda prima di usarlo.

Password, token, chiavi API, stringhe di connessione ai database. Succede soprattutto con il codice: incolli un messaggio d’errore per farti aiutare e dentro c’è la chiave. Una credenziale incollata in una chat va considerata esposta.

Cosa fare: prima di incollare, sostituisci i valori con segnaposto (CHIAVE_API). Se una chiave è già finita in una chat, revocala e creane una nuova.

Contratti, offerte, listini, verbali, tutto ciò che è coperto da un accordo di riservatezza. Un accordo di riservatezza vieta di condividere le informazioni con terzi, e un servizio esterno è un terzo anche se nessuno se ne accorge. Cosa puoi fare dipende da quello che hai firmato.

Cosa fare: leggi la clausola di riservatezza. Se ti serve un riassunto, incolla solo i passaggi necessari, senza nomi, importi e date.

Codice proprietario, architetture, documentazione interna, schemi di prodotto: è il caso di Samsung citato all’inizio.

Cosa fare: decidi quali repository possono essere condivisi e con quale strumento. Con un piano aziendale i contenuti di default non vengono usati per l’addestramento, come spiegato all’inizio. E controlla sempre che nel codice non ci siano credenziali.

Bilanci non ancora approvati, margini, previsioni, trattative in corso, prezzi concordati con un cliente.

Cosa fare: lavora su numeri di esempio che mantengono la struttura ma non i valori, oppure su dati aggregati e arrotondati.

Un LLM serve perché gli dai del materiale su cui lavorare, e i testi senza dati sensibili si possono incollare senza pensarci. Eccoli:

• testi già pubblici: pagine del sito, comunicati, listini pubblicati, normative, articoli;
• bozze scritte da te, senza nomi, importi o dati di terzi;
• domande generali e problemi tecnici senza dati reali, come una formula di Excel, un errore di programmazione senza credenziali o la scaletta di una presentazione;
• esempi inventati, con la stessa forma dei dati reali ma con valori falsi.

Per decidere nei casi dubbi basta una domanda: se questo testo finisse sulla scrivania di un concorrente o di un cliente, ti darebbe fastidio? Se la risposta è no, incolla. Se è sì, o se non lo sai, togli i dati sensibili come spieghiamo qui sotto.

Prima di incollare un testo che non sei sicuro di poter condividere, ripulirlo richiede pochi minuti. Funziona così:

1. Sostituisci i nomi con ruoli o segnaposto: «Mario Rossi» diventa «[cliente]», «Alfa Srl» diventa «[azienda A]».
2. Togli gli identificativi: codici fiscali, partite IVA, IBAN, email, numeri di telefono, indirizzi.
3. Arrotonda o genera gli importi e togli le date esatte, se non servono alla risposta.
4. Conserva una tabella di corrispondenza sul tuo computer, per rimettere i nomi veri nella risposta che ricevi.

Ecco un esempio, prima e dopo:

Prima:
Mario Rossi, responsabile acquisti di Alfa Srl (P.IVA 01234567890),
ci chiede uno sconto sulla fornitura da 84.000 euro firmata il 3 marzo.
Scrivigli una risposta che tenga il prezzo.

Dopo:
[Cliente], responsabile acquisti di [azienda A], ci chiede uno sconto
su una fornitura di circa 80.000 euro firmata di recente.
Scrivigli una risposta che tenga il prezzo.

Il chatbot AI riceve la stessa richiesta senza il nome del cliente né altri identificativi, e la risposta è altrettanto utile. Resta un limite: se nel testo restano abbastanza dettagli (il ruolo, il settore, una circostanza unica), una persona può ancora essere riconoscibile anche senza il nome. In quel caso togli anche quei dettagli, oppure non usare il chatbot per quel testo. Con la tabella di corrispondenza il testo è pseudonimizzato e non anonimo: per il GDPR i dati restano personali per chi conserva la tabella.

Le regole funzionano se stanno in una pagina sola, con esempi concreti e un nome a cui rivolgersi. Questo è uno schema da copiare e adattare alla tua azienda:

# Regole d'uso dell'AI in [azienda]

**Strumenti autorizzati:** [elenco], solo con l'account aziendale.

**Non incollare mai:**
- dati personali di clienti, fornitori e dipendenti
- dati sanitari e altri dati particolari
- password, chiavi e accessi
- contratti e documenti coperti da riservatezza
- codice sorgente non autorizzato
- dati finanziari e strategici non pubblici

**Prima di incollare:** togli nomi, identificativi e importi esatti.

**Impostazioni:** addestramento disattivato, chat temporanea per i testi delicati.

**Se hai incollato qualcosa che non dovevi:** scrivi subito a [referente].
Se era una credenziale, cambiala. Nessuno viene rimproverato per aver segnalato.

**Referente:** [nome, email]

Tre scelte rendono queste regole utili:

• Indica gli strumenti permessi. Senza uno strumento autorizzato, chi deve lavorare usa quello che ha già, cioè il proprio account personale.
• Spiegale a voce, con due esempi. Presentale in una breve riunione, con l’esempio del contratto e quello della chiave API, invece di mandarle solo per email.
• Premia la segnalazione. Se chi sbaglia teme una sgridata, nasconde l’errore e tu non puoi rimediare: chi segnala subito va ringraziato.

Lo facciamo anche noi. Quando iniziamo un progetto che richiede l’uso di AI, la prima cosa che chiediamo al cliente è un campione di dati finti, costruito con la stessa forma di quelli reali: stesse colonne, stessi formati ma valori inventati. Con quello testiamo i flussi e i prompt senza che il nome di un cliente o un importo vero passi da un chatbot. I dati reali arrivano dopo, su strumenti scelti insieme al cliente e con le regole scritte.

Chiediamo anche chi, in azienda, decide che cosa si può condividere. Di solito basta una persona sola, e si evita di aspettare una risposta a metà progetto.

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